Stichting Fietsmaatjes Den Bosch

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle
persoonsgegevens die Stichting
Fietsmaatjes Bosch  (hierna: “de
Stichting“) verwerkt. Met deze privacyverklaring willen we u informeren over de
wijze waarop de Stichting persoonsgegevens verwerkt van een ieder waarmee zij
een relatie heeft.

In dit document waar gesproken wordt over
relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en
ouder bedoeld.

Indien u uw persoonsgegevens aan de Stichting
verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met
dit Privacybeleid te verwerken. Dit Privacybeleid houdt zich aan de
toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de
persoonsgegevens is: Stichting Fietsmaatjes Den Bosch, Creijenhoek 15, 5241
LP Rosmalen, KvK 75645238. Voor het toepassen en uitvoeren van dit
privacybeleid is het bestuur van de Stichting verantwoordelijk.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze
privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met ons door een e-mail te sturen
naar info@fietsmaatjesdenbosch.nl.

 2. Verwerkers

Voor de uitvoering van haar werkzaamheden
maakt de Stichting gebruik van de diensten van derden, bijvoorbeeld leverancier
van het roosterprogramma of een programma voor de betalingen. Wij maken alleen
gebruik van derden als dit strikt noodzakelijk is. Indien de diensten nodig
zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens, betreft dit een zogenoemde
verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin is
vastgelegd dat zij volgens onze standaarden met de gegevens omgaan.

3. Persoonsgegevens: welke, doel en bewaartermijnen

Wij verwerken persoonsgegevens voor
verschillende doeleinden. Per relatietype verwerken wij daarom andere
persoonsgegevens. De gegevens zijn in alle gevallen noodzakelijk om ons werk
uit te voeren.

Persoonsgegevens worden nooit met derden
gedeeld ten einde commerciële of andere doeleinden dan in dit privacybeleid
beschreven.

3.1 Vrijwilligers

3.1.a    De
Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van vrijwilligers:

• Naam (voornaam, achternaam);
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Pasfoto;
• E-mailadres;
• Beschikbaarheid en eventuele
  voorkeur voor gasten.

3.1.b    De
Stichting verwerkt de in sub 3.1.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende
doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de vrijwilliger; het maken van
rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke
dienstverlening te verbeteren.

3.1.c    Gegevens
worden verstrekt door de vrijwilliger zelf via het inschrijfformulier en bij
het intakegesprek.

3.1.d    Gegevens
worden opgeslagen:

• Op papier in een map alleen
  toegankelijk voor het secretariaat.
• Digitaal in het roosterprogramma. Deze
  gegevens zijn toegankelijk voor de bestuursleden, coördinatoren en de
  betreffende vrijwilliger en kunnen ingezien en gewijzigd worden door de
  betreffende vrijwilliger.       
• Op papier in de vorm van een
  vrijwilligerspas met naam en telefoonnummer.

3.1.e    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.1.a. beschreven
gedurende de duur waarin de vrijwilliger actief is voor de Stichting.
Aansluitend  worden de persoonsgegevens
vernietigd.

3.2 Gasten

3.2.a    De
Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van gasten:

• Naam (voornaam, achternaam);
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• E-mailadres (eventueel van
  familielid of mantelzorger)
• Voorkeuren voor tijden en evt.
  voor vrijwilligers;
• Huisarts en telefoonnummer;
• Contactnaam en telefoonnummer in
  geval van calamiteiten;
• Informatie die belangrijk is voor
  de vrijwilliger in geval van calamiteiten. Denk aan fysieke en/of geestelijke
  beperkingen en eventuele medicijnen. Deze gegevens worden alleen handmatig op
  de gastenkaart genoteerd en niet opgeslagen in het bestand op de computer
• Bankgegevens.

3.2.b    De
Stichting verwerkt de in sub 3.2.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende
doeleinden: communicatie tussen de Stichting en de gast; informeren
vrijwilliger over de gast i.v.m. veiligheidsdoeleinden; het maken van
rapportages om fietsgebruik in beeld te krijgen en hiermee de persoonlijke
dienstverlening te verbeteren; het bijhouden van betalingen en het voeren van
onze financiële administratie.

3.2.c    Gegevens
worden verstrekt door de gast zelf via het inschrijfformulier en bij het
intakegesprek.

3.2.d    Gegevens
worden opgeslagen:

• Op papier in een map alleen
  toegankelijk voor het secretariaat; uitgezonderd bankgegevens.
• Op papier in de vorm van een
  gastenkaart die de vrijwilliger iedere rit mee dient te nemen; uitgezonderd
  bankgegevens. Deze gastenkaart is in het bezit van de gast.   

3.2.e    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.2.a. beschreven
gedurende de duur waarin de gast deelnemer is van de Stichting. Aansluitend  worden de persoonsgegevens vernietigd;
uitgezonderd bankgegevens waarvan de Stichting wettelijk verplicht is deze te
bewaren.

3.3 Teamleden

3.3.a    Onder
teamleden wordt verstaan: bestuur van de Stichting en alle vrijwilligers
werkzaam voor de Stichting met een coördinerende taak (bv. coördinator
vrijwilliger-gast en technische fietsenbeheerder).

3.3.b    De
Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar teamleden: naam,
adresgegevens, functie, telefoonnummer, en e-mailadres.

3.3.c    De
Stichting verwerkt de in sub 3.3.b genoemde persoonsgegevens voor de volgende
doeleinden: communicatie binnen de Stichting; communicatie buiten de Stichting,
bijvoorbeeld door het plaatsen van namen & foto’s op de website of aan
potentiële vrijwilligers zodat zij contact kunnen opnemen met het juiste
teamlid.

3.3.d    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.3.b beschreven
gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met het
teamlid. Aansluitend worden de
persoonsgegevens vernietigd.

3.4 Zakelijke partners

3.4.a    De
Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar contactpersonen bij
haar zakelijke partners: naam, telefoonnummer, en e-mailadres.

3.4.b    De
Stichting verwerkt de in sub 3.4.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: contacteren over zaken
aangaande de samenwerking.

3.4.c    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.4.a beschreven
gedurende de duur tot maximaal een jaar na beëindiging van de relatie met de
zakelijke partner. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.5 Donateurs en sponsoren

3.5.a    De
Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van donateurs en sponsoren:
naam, adres, bankrekeningnummer, en e-mailadres. Als de werkzaamheden dit
verlangen (bijvoorbeeld bij een belverzoek), verwerken wij aanvullend het  telefoonnummer.

3.5.b    De
Stichting verwerkt de in sub 3.5.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende
doeleinden: voor de verwerking van de donatie; informeren en contacteren over
zaken aangaande de donatie; het voldoen van de wettelijke verplichtingen
aangaande een financiële administratie.

3.5.c    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.5.a beschreven
gedurende de duur van het donateurschap. Bij eenmalige donaties verwerkt de
Stichting alleen de persoonsgegevens om de donatie mogelijk te maken.
Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd in zoverre zij niet nodig zijn om aan de wettelijke
bewaarverplichting betreffende de financiële administratie te voldoen.

3.5.d    Persoonsgegevens
betreffende donaties worden alleen verwerkt door de medewerkers van de
Stichting die dit nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.
Bijvoorbeeld, coördinatoren hebben geen toegang tot deze persoonsgegevens.

3.6 Nieuwsbrief

3.6.a    Ten
einde haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de Stichting,
verstuurt de Stichting nieuwsbrieven. Hiertoe verwerkt de Stichting de volgende
persoonsgegevens van personen en organisaties die aangegeven hebben de
nieuwsbrief te willen ontvangen: naam, woonplaats en e-mailadres.

3.6.b    De
Stichting verwerkt de in sub 3.6.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verzenden van de
nieuwsbrief van de Stichting.

3.6.c    Personen
die zich opgeven voor de nieuwsbrief via het landingsformulier op de website www.Fietsmaatjesdenbosch.nl
hebben expliciet toestemming gegeven tot inschrijving op de nieuwsbrief
(opt-in). Personen die zich opgeven via andere communicatiekanalen wordt om
schriftelijke toestemming gevraagd.

3.6.d    Afmelding
voor de nieuwsbrief is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de
mailing of via info@fietsmaatjesdenbosch.nl.

3.6.e    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.6.a beschreven
gedurende de duur van toestemming. Aansluitend 
worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.7 Contact via e-mail, telefoon of contactformulier

3.7.a    De
Stichting verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen die contact met
ons opnemen via de telefoon, e-mail of via het contactformulier op onze
website: naam, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

3.7.b    De
Stichting verwerkt de in sub 3.7.a genoemde persoonsgegevens voor de volgende
doeleinden: het beantwoorden van de gestelde vragen dan wel de persoon – op
diens verzoek – te informeren en contacteren over zaken aangaande de Stichting.

3.7.c    De
Stichting verwerkt en bewaart persoonsgegevens zoals in 3.7.a. beschreven
gedurende de duur van waarin de persoon geïnformeerd en gecontacteerd wil
worden over de Stichting en/of haar activiteiten. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

4. Cookies & Websitestatistieken

Op onze website maken wij gebruik van drie
type cookies: functionele, analytische en tracking cookies. Wij plaatsen niet
meer cookies dan noodzakelijk.

4.1 Functionele cookies

De functionele cookies zijn nodig voor het
goed functioneren van de website.

4.2 Analytische cookies

Wij gebruiken een statistiekenprogramma om te
analyseren welke pagina’s het meest bezocht worden, hoe bezoekers op onze
website zijn gekomen en welke zoektermen er gebruikt worden in onze
zoekmachine. Deze gegevens verzamelen wij via analytische cookies. De gegevens
worden geanonimiseerd opgeslagen en zijn dus niet naar een persoon of instantie
te herleiden.

4.3 Tracking cookies

Wij volgen zelf niemand met tracking cookies.
De enige tracking cookies op onze website worden geplaatst door derde partijen
die wij nodig hebben om onze multimedia bestanden af te spelen. Dit zijn
YouTube voor de fietsmaatjes-film en Issuu voor het magazine. Op dit soort
cookies geldt het privacybeleid van desbetreffende partij. U kunt zich
desgewenst via deze partijen afmelden voor deze cookies.

5 Beeldmateriaal

5.1 Beeldmateriaal evenementen

Gedurende bijeenkomsten en andere evenementen
van de Stichting kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door iemand van de
Stichting. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van de Stichting, met
nieuwsinstanties, of op Sociale Media geplaatst worden. Bij het plaatsen op een
van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien
er toch een foto op staat die uw privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@fietsmaatjesdenbosch.nl
onder vermelding van de referentie naar de foto/video. Wij zullen deze dan
verwijderen van onze platforms.

De Stichting heeft geen invloed op foto’s en
video’s die gemaakt zijn door derden en door hen gedeeld worden. Indien u van
mening bent dat de Stichting hier een rol in speelt of kan spelen om de
betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met ons via info@fietsmaatjesdenbosch.nl.  De Stichting zal hier dan advies geven of
helpen om het materiaal te verwijderen.

5.2 Overig beeldmateriaal

Het beeldmateriaal getoond op de website of in
ander promotiemateriaal van de Stichting is geplaatst met expliciete
toestemming van de betrokkenen. Toestemming kan op elk moment ingetrokken
worden. Aansluitend zal het beeldmateriaal van de website en ander
promotiemateriaal verwijderd worden.

6 Beveiligingsmaatregelen

Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft
de Stichting passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Wij
maken bijvoorbeeld gebruik van goede wachtwoorden. Onze website is beveiligd en
we hebben een SSL-certificaat. Ook zorgen we ervoor dat de software die wij
gebruiken up-to date is.

7 Data lek

In geval van een data lek wordt onmiddellijk
actie ondernomen om het lek te dichten en wordt onderzocht hoe dit in de
toekomst voorkomen kan worden. Tevens worden betreffende personen direct op de
hoogte gesteld.

8 Privacyrechten

Als gebruiker heeft u verschillende rechten
die wettelijk zijn vastgelegd:

• Recht op inzage: u kunt uw
  persoonsgegevens opvragen via ons algemeen e-mailadres.
• Recht op rectificatie en
  aanvulling: u kunt uw persoonsgegevens rectificeren of aanvullen via ons
  algemeen e-mailadres.
• Recht op dataportabiliteit: in
  bepaalde situaties kunt u ons vragen om de persoonsgegevens die we over u
  hebben door te sturen naar een derde partij.
• Recht op vergetelheid: u kunt ons
  vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking:
  in bepaalde situaties kunt u ons vragen op een beperkt gebruik van uw gegevens.
• Recht om bezwaar te maken tegen de
  gegevensverwerking: wanneer we uw gegevens verwerken op grond van een algemeen
  of gerechtvaardigd belang kunt u hier bezwaar tegen maken.
• Recht met betrekking tot
  geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering: wij maken geen gebruik van
  geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Mocht u een vraag hebben over een van
bovenstaande privacyrechten dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail
te sturen naar info@fietsmaatjesdenbosch.nl. Wij zullen dan in ieder geval
binnen de wettelijke termijn van 30 dagen antwoorden.

Mocht u vinden dat wij  niet goed met uw persoonsgegevens omgaan en
wij kunnen u hiermee niet helpen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen
bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Wijzigingen

De
Stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het
privacybeleid. Indien het een belangrijke wijziging betreft die gevolgen heeft
voor de wijze waarop de Stichting de persoonsgegevens van relaties verwerkt,
dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website en in onze
nieuwsbrief.